Huvudkontoret, Registrator

Om IES

Internationella Engelska Skolan (IES) is a leading independent school group with academic results far above average and a diverse and energetic staff. Teaching is in both Swedish and English, and the hallways are bilingual. The language of meetings and communication amongst the staff is English.

IES is one of Sweden's largest school groups at compulsory school level with 46 schools and around 30,000 students across the country. IES has grown steadily and maintained quality since 1993.

N.B. Prior to any offer of employment at IES, a criminal background check is required for all applicants. In Sweden, this is an extract from belastningsregistret from Polismyndigheten and from abroad, this is a record extract from an equivalent police governing body.

Om rollen

Registrator-rollen är helt ny på IES och en del i den satsning som företaget gör för att möta de nya krav som ställs på fristående skolhuvudmän genom införandet av offentlighetsprincipen den 1 januari 2027.

Målsättningen är införandet av ett arbetssätt som arbetar effektivt och stödjande gentemot såväl skolorna som huvudkontoret. I rollen får du stora möjligheter att skapa en funktion med hjälp av engagerade och framtidsorienterade kollegor. Rollen omfattar såväl en operativ hantering av begäranden om utlämnande av handlingar som en stödjande roll gentemot IES skolor och dess skolledare. Det innebär att du behöver ha en aktiv och utåtriktad förmåga för att kunna stödja IES samtliga skolor i dokumenthanteringsfrågor.

Du kommer att vara med från grunden där du formar och implementerar processer för dokumenthantering samt spelar en viktig roll i att redovisa, ta hand om och tillgängliggöra handlingar samt svara på frågor om registrering. Du kommer arbeta med att säkerställa att inkommande och utgående handlingar hanteras korrekt. Du kommer ha ett särskilt ansvar för att våra processer följer gällande lagar och regler samt att känslig information hanteras på anvisat sätt. Du kommer också vara ett särskilt stöd till skolorna vid begäran att lämna ut diarieförda handlingar.

Det dagliga arbetet kommer att innebära stor samverkan med såväl interna som externa kontakter. Du kommer att arbeta nära IES Informations Jurist.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

Driva/delta i utvecklingen av rutiner och processer för dokumenthantering

Säkerställa att handlingar hanteras i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen

Säkerställa att registrering/diarieföring av inkommande och utgående handlingar fungerar på ett effektivt sätt

Bidra till kunskapsutveckling i organisationen kring dokumenthantering och meddelarskydd

Bidra till att utveckla IES arkivfunktion

Vem söker vi?

För att lyckas i den här rollen krävs att du är serviceinriktad och har mycket god samarbetsförmåga då tjänsten innebär många interna kontakter. Vi söker dig som är noggrann och strukturerad. Du har förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter. Du är självgående och ansvarstagande och har förmåga att se till helheten och lösa problem som uppstår.

Vi söker dig med följande erfarenheter och förmågor:

Krav:

eftergymnasial utbildning inom arkiv- och informationshantering, eller annan utbildning som IES bedömer likvärdig

minst åtta års erfarenhet av arbete som registrator eller annan roll med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter

mycket goda kunskaper om offentlighetsprincipen (tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och förvaltningslagen)

erfarenhet av utvecklingsarbete inom diariehantering, informations- och ärendehanteringssystem

kunskap om diarieföring, arkivredovisning och processbaserad arkivbildning

snabbt kunna bedöma om en handling är allmän, inkommen eller upprättad

erfarenhet av att arbeta med elektronisk informationshantering

förståelse för hur digitala flöden påverkar dokumentets livscykel

mycket god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på såväl svenska som engelska

Meriterande:

erfarenhet från utbildningssektorn

Arbetsplats

Tjänsten är placerad på huvudkontoret i Danderyd, Stockholm.

Du välkomnas till en trivsam internationell arbetsmiljö med drivna och engagerade kollegor!

Sista dag för ansökan är 2026-10-25. Tillträde enligt överenskommelse.

Intervjuer sker löpande under ansökningstiden

Vi tar inte emot ansökningar per mail utan det ska ske via Internationella Engelska skolans rekryteringsportal. Vänligen gör ett konto och sök via portalen.

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av annonsplatser.