Quotes and Proposal Admin Intern

O Estagiário Administrativo de Cotações e Propostas fornecerá suporte administrativo crítico à equipe de Vendas, garantindo a preparação precisa e oportuna de cotações de clientes e propostas formais. Esta função conecta operações e vendas, exigindo atenção aos detalhes, habilidades organizacionais e familiaridade com sistemas de gerenciamento de propostas

Prestação de contas

Reporta ao RESPONSÁVEL PELA CERTIFICAÇÃO – MOÇAMBIQUE E ANGOLA

Preparação de Cotações e Propostas

Compilar especificações técnicas, dados de preços e escopo de serviços em documentos de cotação profissionais

Formatar propostas de acordo com modelos da empresa e diretrizes de marca

Garantir que todas as cotações incluam preços precisos, termos e prazos de entrega

Coordenar com equipes técnicas para obter informações necessárias para propostas complexas

Suporte Administrativo

Manter sistemas de arquivamento organizados (digital e físico) para todas as cotações e propostas

Rastrear o status das cotações e prazos de acompanhamento

Preparar cartas de apresentação, apêndices e documentação de apoio

Gerenciar controle de versão e revisões de documentos

Gestão de Dados

Inserir dados de cotações em sistemas CRM ou ferramentas de gerenciamento de propostas

Atualizar bancos de dados de preços e catálogos de serviços

Monitorar datas de expiração de cotações e sinalizar renovações

Gerar relatórios sobre volume de cotações, taxas de conversão e prazos de execução

Garantia de Qualidade

Revisar documentos quanto à precisão, consistência e conformidade

Verificar cálculos de preços e aplicações de descontos

Validar informações do cliente e especificações do projeto

Sinalizar discrepâncias ou informações ausentes antes da apresentação

Comunicação e Coordenação

Fazer interface entre equipes de vendas, operações e técnicas para acelerar a preparação de cotações

Responder a consultas de clientes sobre o status da cotação

Manter correspondência profissional e registros de documentação

Qualificações e Experiências

Formação académica: Atualmente a frequentar ou ter concluído recentemente uma licenciatura em Administração de Negócios, Vendas ou área relacionada

Competências linguísticas: Fluência em português (escrito e falado); proficiência em inglês (Escrito e falado)

Competências técnicas: Proficiência no Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint); gestão básica de bases de dados

Competências interpessoais:

Forte capacidade de organização e gestão do tempo

Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal

Atenção aos detalhes e precisão

Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipa

Comportamento profissional e confiabilidade

KPI'S

Tempo de processamento de cotações e propostas

Taxa de conformidade dos documentos

Precisão de dados

Conformidade com templartes e Directrizes

Volume de cotações e propostas preparadas

Utilização do Sistema

Principais Desafios

Pressão de Prazos

Curva de Aprendizado de Sistemas

Picos de Volume Irregular

Manutenção de Dados Atualizados

Comunicação Interdepartamental

Environmental and Safety Responsibilities

Conhecer a política de segurança e ambiente da empresa

Estar familiarizado com os requisitos de segurança estabelecidos no manual de segurança

Notificar e/ou corrigir qualquer prática insegura identificada por qualquer membro do pessoal.

Identificar perigos e riscos associados às tarefas realizadas ou ao ambiente de trabalho e comunicá-los ao Departamento de SHEQ

Comunicar todos os incidentes e acidentes à administração imediatamente ou assim que for razoavelmente possível

Realizar o trabalho de acordo com os requisitos específicos do cliente e cumprir as regras do cliente (quando aplicável).

Participar em formações de emergência

Participar e contribuir para o registo de perigos e riscos no que diz respeito à sua área de responsabilidade

Assegurar o cumprimento das obrigações legais e morais no que diz respeito ao cargo, através da compreensão e implementação das secções relevantes dos requisitos de Saúde e Segurança no Trabalho